Schimbarea sediului unei societăți cu răspundere limitată (SRL): Importanță și riscuri

Sediul social al unei societăți cu răspundere limitată (SRL) este un aspect esențial al administrării unei afaceri. În cele ce urmează, vom explora importanța actualizării sediului social, procedura de schimbare și riscurile asociate cu neactualizarea acestuia.

Sediul social al unei SRL este un element esențial, având implicații legale și administrative semnificative. Acesta trebuie să fie mereu actualizat în Registrul Comerțului din mai multe motive:

1. Comunicarea Oficială: Toate notificările oficiale din partea autorităților, inclusiv ANAF, instanțele de judecată sau alte instituții publice, sunt trimise la sediul social. Dacă acest sediu nu este actualizat, societatea poate pierde informații importante, care pot duce la sancțiuni.
2. Identitatea Fiscală: Sediul social este locul unde se calculează impozitele locale și alte taxe aferente activității societății. În cazul în care sediul social este expirat, pot apărea complicații fiscale și chiar amenzi.
3. Relația cu Partenerii de Afaceri: Un sediu social actualizat și legal înregistrat este un semn de transparență și profesionalism, ceea ce este esențial în menținerea și dezvoltarea relațiilor comerciale.

Schimbarea sediului social presupune parcurgerea următoarelor etape:

1. Obținerea consimțământului proprietarului: Dacă sediul social este găzduit într-un imobil care nu este proprietatea societății, este necesar consimțământul proprietarului pentru schimbarea sediului. Acesta se concretizează într-un contract de comodat/contract de închiriere. În situația în care societatea deține în proprietate imobilul unde urmează a fi stabilit sediul social, va fi depus în fața ONRC actul de proprietate (contract vânzare/donație, etc.).
2. Adoptarea unei Hotărâri a Asociaților: Asociații societății trebuie să adopte o hotărâre în cadrul Adunării Generale prin care se decide schimbarea sediului social. Hotărârea trebuie redactată în formă scrisă și semnată de către toți asociații.

3. Întocmirea și Depunerea Documentației: Documentele necesare pentru înregistrarea noului sediu social trebuie depuse la Registrul Comerțului. Acestea includ hotărârea asociaților, documentul care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social, cererea de înregistrare, actul constitutiv actualizat, declarația pe propria răspundere cu privire la îndeplinirea condiţiilor de funcţionare/desfăşurare a activităţii, în original, pentru sediul social și/sau sedii secundare sau, după caz, la terți.

Hotărârea Adunării Generale se publică în Monitorul Oficial al României, astfel că va fi necesară achitarea unei taxe de publicare.

Expirarea sediului social al unei SRL nu este un aspect ce poate fi neglijat. Consecințele sunt multiple și pot avea un impact grav asupra continuării activității societății, atât din punct de vedere legal, cât și financiar. Este esențial ca proprietarii și administratorii să fie proactivi și să asigure actualizarea sediului social în termeni legali pentru a evita astfel de riscuri.

Dintre cele mai importante consecințe ale unui sediu social expirat menționăm:

• înscriere faptelor în cazierul fiscal al reprezențantilor legali ai societății;
• inactivitate fiscală;
• pierderea codului de TVA;
• pierderea codului special de TVA;
• incapacitatea deducerii cheltuielilor;
• dizolvarea, urmată de radierea societății.

Schimbarea/prelungirea sediului social al unei SRL este un proces esențial pentru asigurarea conformității legale și pentru evitarea unor riscuri semnificative. O neglijență în acest sens poate duce la pierderi financiare și la complicații juridice majore. Prin urmare, este important ca fiecare SRL să acorde o atenție deosebită acestui aspect și să efectueze toate demersurile necesare pentru a menține sediul social actualizat și în conformitate cu legislația în vigoare.

Pentru a evita aceste riscuri, este recomandat să apelați la un avocat specializat care să vă asiste în procesul de schimbare a sediului social și să vă asigure că toate formalitățile sunt îndeplinite corect și la timp.